Zie de algemene help met betrekking tot de paystation functionaliteit voor meer informatie (deze informatie is alleen beschikbaar in het Engels).
Voor transacties met Betaalstations, wordt een volledige audit trail bijgehouden door het systeem. Deze audit trail is opgeslagen op de serveren kan via de client benaderd worden om overzichten voor accountants te maken of informatie te verschaffen in geval van problemen.
Wanneer het Betaalstation wordt opgestart, moet het personeel dit doen door in te loggen met een regulier Vubis Smart paswoord. Dit identificeert het Betaalstation voor het systeem, net als andere paswoorden voor gebruikers. We verwachten dat er een speciaal paswoord aangemaakt wordt voor een Betaalstation (zoals BS1 of iets dergelijks), maar technisch gezien is dit NIET noodzakelijk.
Zo komt het er in feite op neer dat alle transacties gelogd op het systeem worden geïdentificeerd als zijnde uitgevoerd door deze gebruiker.
Een audit trail wordt aangelegd van alle transacties met het Betaalstation, niet alleen succesvolle betalingen. Deze audit trail wordt via AFO 491 opgeroepen, voor de op dat moment ingelogde gebruiker. Dus wanneer men de audit trail voor betaalstation BS1 wil zien, moet men ingelogd zijn als gebruiker BS1.
De audit trail kan afgedrukt worden met standaard functionaliteit van Vubis Smart of via een speciaal commando. Hiermee kan een overzicht worden gemaakt of een uitgebreid rapport tot aan de laatste cent.
Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm.
Er wordt alleen een samenvatting van elke transactie getoond. Er is een “lopend totaal” dat overeen zou moeten komen met het bedrag in het betaalstation.
: Selecteer een regel en deze optie om meer details te tonen. Dit is afhankelijk van de gekozen regel.
: Bij het opstarten van deze functie wordt een samenvatting gegeven van “vandaag”. Met deze button kan een andere datum gekozen worden.
Let op
Aangezien het betaalstation geen wisselgeld geeft, is het mogelijk dat een lener teveel betaalt. Dit extra bedrag wordt getoond
Voor een personeelslogin is er verder niets bijzonders te zien, maar er zijn twee voorbeelden:
Leners transactie: Het systeem toont de ingevoerde munten, wanneer er tikfouten gemaakt zijn met PIN en dergelijke.
Voor een Lopend totaal of een Leeg geldkistje wordt het volgende getoond: Het systeem geeft het ontvangen aantal munten aan, plus een samenvatting van elke muntsoort. Hierbij is reconciliatie mogelijk van wat er is vastgelegd en wat er daadwerkelijk in kas is.
Hieronder worden een aantal opties beschreven waarmee de bibliotheek het systeem zodanig kan configureren dat rapportages gemaakt kunnen worden m.b.t. inkomsten. Het is de verantwoordelijkheid van de bibliotheek om deze instellingen voor de eigen situatie te configureren via via AFO 494 en AFO 497.
Als dit gedaan is kunnen via deze optie van AFO 491 rapportages genereren. Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een submenu:
Deze opties worden beschreven in de volgende paragrafen.
Dit rapport is gebaseerd op de Balsting indicators als gedefinieerd in AFO 497 – Financiële groepen – Beheer financiële groepen.
Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een invoerscherm:
Ontvangende locatie: Een dropdown lijst waar * (Alle locaties) gekozen kan worden of een specifieke locatie. De * (Alle locaties) optie verschijnt eerst, gevolgd door de actuele locatie en daarna andere locaties voor de financiële groep van de actuele locatie.
Datum range: De mogelijkheid om 'vandaag' te gebruiken of een periode als opgegeven in de Begindatum en Einddatum velden.
Betaalmethode: U kunt een of meer methodes naar rechts verplaatsen om alleen over die methode(s) te rapporteren. Als er geen methode wordt geselecteerd wordt over alle methodes gerapporteerd. Betaalmethodes worden door de bibliotheek gedefinieerd in AFO 494 (kassacodes) plus de 'voorgedefinieerde' methodes (Contant, Bank, Giro, Credit card).
Sorteervolgorde: De gewenste sorteervolgorde voor het rapport. De drie mogelijkheden worden getoond en de volgorde wordt bepaald door 1, 2 of 3 er bij in te vullen. (Wanneer een specifieke locatie, datum of betaalmethode is gekozen is de optie voor het betreffende veld natuurlijk niet relevant).
Als GEEN sorteervolgorde wordt opgegeven voor een veld worden de totalen samengevoegd voor die selectie. Als bijvoorbeeld ALLE betaalmethodes zijn geselcteerd en het veld Betaalmethode bij Sorteervolgorde wordt leeg gelaten dan zal het systeem totaliseren per betaalmethode.
Als voor meer dan één selectieveld ALLES is gekozen, dan MOET er een sorteervolgorde worden bepaald.
Rapporttitel: Een rapport titel die gewijzigd kan worden. De default is "Betaaloverzicht per belasting indicator".
Regels per pagina: Aantal regels per pagina, default 50; voor tekstuele output.
Nadat de gewenste gegevens zijn ingevoerd kunt u op klikken. Het systeem schakelt door naar het standaard scherm voor het genereren van output.
Dit rapport geeft een overzicht van gemaakte betalingen op basis van de selectie, gegroepeerd per kostenpost code als gedefinieerd in AFO 497 – Financiële groepen – Financiële groep kostenpost codes.
Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een invoerscherm:
Gecrediteerde rekeninged: Hier betreft het de locatie waar het geld thuishoort. De dropdown lijst toont de * (Alle locaties) optie eerst, gevolgd door de actuele locatie en daarna andere locaties voor de financiële groep van de actuele locatie.
Datum range: De mogelijkheid om 'vandaag' te gebruiken of een periode als opgegeven in de Begindatum en Einddatum velden.
Betaalmethode: U kunt een of meer methodes naar rechts verplaatsen om alleen over die methode(s) te rapporteren. Als er geen methode wordt geselecteerd wordt over alle methodes gerapporteerd. Betaalmethodes worden door de bibliotheek gedefinieerd in AFO 494 (kassacodes) plus de 'voorgedefinieerde' methodes (Contant, Bank, Giro, Credit card).
Kostentype: Hier kan een bepaald type kosten geselecteerd worden. Geldige opties zijn:
· Verkopen er wordt alleen over verkochte artikelen gerapporteerd
· Diversen er wordt alleen over vrije betalingen (via AFO 417) gerapporteerd
· Gefactureerd er wordt alleen gerapporteerd over vrije betalingen waarvoor een rekening/referentie nummer is ingevoerd in AFO 417
· Algemeen Alle andere soorten kostenposten
· Alle kosten Alles
Rapporttitel: Een rapport titel die gewijzigd kan worden. De default is "Inkomstenoverzicht per groep".
Regels per pagina: Aantal regels per pagina, default 50; voor tekstuele output.
Nadat de gewenste gegevens zijn ingevoerd kunt u op klikken. Het systeem schakelt door naar het standaard scherm voor het genereren van output.
Met deze optie kunnen gedetailleerde gegevens van betalingen per kostenpost gerapporteerd worden.
Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een invoerscherm:
Gecrediteerde rekeninged: Hier betreft het de locatie waar het geld thuishoort. De dropdown lijst toont de * (Alle locaties) optie eerst, gevolgd door de actuele locatie en daarna andere locaties voor de financiële groep van de actuele locatie.
Ontvangende locatie: Een dropdown lijst waar * (Alle locaties) gekozen kan worden of een specifieke locatie. De * (Alle locaties) optie verschijnt eerst, gevolgd door de actuele locatie en daarna andere locaties voor de financiële groep van de actuele locatie.
Datum range: De mogelijkheid om 'vandaag' te gebruiken of een periode als opgegeven in de Begindatum en Einddatum velden.
Betaalmethode: U kunt een of meer methodes naar rechts verplaatsen om alleen over die methode(s) te rapporteren. Als er geen methode wordt geselecteerd wordt over alle methodes gerapporteerd. Betaalmethodes worden door de bibliotheek gedefinieerd in AFO 494 (kassacodes) plus de 'voorgedefinieerde' methodes (Contant, Bank, Giro, Credit card).
Kostentype: Hier kan een bepaald type kosten geselecteerd worden. Geldige opties zijn:
· Verkopen er wordt alleen over verkochte artikelen gerapporteerd
· Diversen er wordt alleen over vrije betalingen (via AFO 417) gerapporteerd
· Gefactureerd er wordt alleen gerapporteerd over vrije betalingen waarvoor een rekening/referentie nummer is ingevoerd in AFO 417
· Algemeen Alle andere soorten kostenposten
· Alle kosten Alles
Groepeer per kassa: Met dit rapport kan het apparaat waarmee de betaling is gedaan worden gerapporteerd OF, wanneer kassas zijn gedefinieerd, de naam van de kassa. Als deze optie is aangevinkt wordt de kassa getoond in plaats van het apparaat. Bij uitvoer naar spreadsheet worden altijd beiden getoond.
Sorteervolgorde: De gewenste sorteervolgorde voor het rapport. De drie mogelijkheden worden getoond en de volgorde wordt bepaald door 1, 2 of 3 er bij in te vullen. (Wanneer een specifieke locatie, datum of betaalmethode is gekozen is de optie voor het betreffende veld natuurlijk niet relevant).
Als GEEN sorteervolgorde wordt opgegeven voor een veld worden de totalen samengevoegd voor die selectie. Als bijvoorbeeld ALLE betaalmethodes zijn geselcteerd en het veld Betaalmethode bij Sorteervolgorde wordt leeg gelaten dan zal het systeem totaliseren per betaalmethode.
Als voor meer dan één selectieveld ALLES is gekozen, dan MOET er een sorteervolgorde worden bepaald.
Rapporttitel: Een rapport titel die gewijzigd kan worden. De default is "Inkomstenoverzicht per groep".
Regels per pagina: Aantal regels per pagina, default 50; voor tekstuele output.
Split page at column: The width of the output for printed output is unlikely to fit on a regular page. The system will optionally print two pages per line of output (pages 1a, 1b) – this is similar to the way that spreadsheets typically print (columns 1-n on printed sheet 1, then n-m on printed sheet 2 and so on). Since this depends on the way that the user will print the information (e.g. landscape or portrait), what the default font size is etc- then which column to split at is a runtime option.
Nadat de gewenste gegevens zijn ingevoerd kunt u op klikken. Het systeem schakelt door naar het standaard scherm voor het genereren van output.
· Document control - Change History
|
Version |
Date |
Change description |
Author |
|
1.0 |
June 2008 |
creation |
|
|
2.0 |
November 2009 |
minor upates; new option income management reports |
|